الأعمال الكتابية المكلفة بها مدير قسم الافراد

الأعمال الكتابية المكلفة بها مدير قسم الافراد :

سجل الدوام الرسمي :
تعبأ البيانات في أعلى الصفحة مع تسجيل وقت الحضور صباحا في المكان المعد له .
بجانبه في الخانة المعدة للتوقيع مع تسجيل وقت حضورها بالساعة و الدقيقة و لا يجوز التوقيع بالدخول و الخروج في آن واحد .
يقفل الدوام يوميا بمعرفة المديرة مع توقيعها تحت الخط الأحمر و تحدد ساعة قفل الدوام .
في حالة غياب الموظفة تدون كلمة غائبة في حقل التوقيع ( بالدخول ) و يسجل التأخر أو الغياب في المخصص له مع تحديد الغياب بعذر أو بدون عذر أو نوع الإجازة و رقم التقرير الطبي .
أذا تأخرت الموظفة يوضع خط أحمر في حقل ساعة الحضور الفعلي و يكتب بالقلم الأحمر مقدار التأخير في المكان المعد له كما يسجل ذلك في حقل سبب التأخير .
لا يجوز لأية موظفة أن توقع عن زميلتها مهما كانت الظروف و إلا تحاسب .
تسجل أسماء المستخدمين و المستخدمات بعد أسماء الموظفات و تؤخذ توقيعاتهم يوميا .
ملاحظة :

تعتبر المعلمة متأخرة إذا حضرت بعد قرع الجرس و بدء الطابور ويغلق الدوام مع بدء الطابور أيضا حسب التعاميم .

سجل حصر غياب المعلمات :

يرتب السجل ترتيبا أبجديا أول بأول على أن يبدأ أولا الإداريات حسب وظائفهن ثم المعلمات
تسجل في السجل غياب المعلمات أول بأول مع أخذ توقيعات المعلمات على ذلك .
18

توخي الحرص و الدقة الشديدة في عملية نقل المعلومات صحيحة و سليمة

تطابق التسجيل في هذا السجل لما هو مدون في سجل الدوام اليومي للموظفات و ذلك من حيث نوع الغياب و عدد أيام الغياب و تواريخه .
الاحتفاظ بملف الإجازات الاضطرارية و اعتذار المعلمات و التقارير الطبية كل على حداه مرتبة و مرقمة حتى يسهل الرجوع إلها
عمل فهرس بأول السجل بأسماء المعلمات و أرقام الصفحات
سجل العهدة المستديمة :
ترقيم الصفحات بحيث تأخذ كل صفحة رقما مستقلا
تترك الصفحة الأولى خالية .
تخصص الصفحة التي تليها لتسجيا عهدة ما قبل حسب بيان الجرد .
تقسم الصفحات إلى أقسام حسب أقسام العهدة و يتم التسجيل حسب التسلسل الوارد في مذكرة طلب صرف المواد .
سجل العهدة المستهلكة :

1. تسجيل جميع العهد المستهلكة و هي الورقية الواردة من الوزارة .

2. تسجيل العهد الواردة تدريجيا و مرقمة و مفهرسة في السجل و في الملف .

3. عمل فهرس في ملف العهد الواردة من الوزارة .

سجل العهدة الفرعية :

جرد العهدة نهاية كل عام دراسي و عمل محاضر جرد العهدة التالفة و المفقودة أن وجدت و التوقيع بالاستلام من المساعدة و التسليم من المعلمة


السجلات المالية لمصروفات المواد العملية :

تقسيم السجل على حسب المصروفات و عمل التوزيعات على حسب المبالغ المرسلة .
كتابة جميع المصروفات و أخذ توقيعات المعلمات المسئولات على ذلك .
الاحتفاظ بملف لكل مادة على حده بحيث توضع في الملف الفاتورة بالإضافة إلى بطاقة الطلب من المعلمة بالأشياء المراد تأمينها في نهاية كل فصل دراسي تعمل محضر ختامي بالمصروفات و المتقي .
سجل أحوال الموظفات :
تخصص صفحة لكل موظفة و يكتب اسم الموظفة و تعبأ جميع الحقول بدقة .
خانة الملاحظات المدرسة التي انتقلت منها .
تاريخ المباشرة هو تاريخ مباشرة الموظفة في المدرسة بعد التعين أو النقل إليها الحرص على تحري الدقة في تعبئة الخانات الموجودة في السجل لأنها هي المرجع الأصلي لأي معومات إحصائية عن الموظفات .
يترك فاصل بين كل عام دراسي و آخر يسجل ما يستجد من معلومات كل عام .
مراعاة العدل في توزيع الجدول بين حصص المعلمات .
محاولة مراعاة ظروف المعلمات قدر الإمكان .
عدم تكرار مادة في نفس اليوم و نفس الصف للمعلمة .
كتابة الجدول في جداول صغيرة و توزيعها على المعلمات .
توزيع الجدول على جميع الصفوف الدراسية .
10. أن يطابق الجدول في الموجود في الإدارة جدول كل معلمة.
11. مسئولة عن إعداد و ترتيب و تنظيم الجدول المدرسي .
12. عمل الجدول المدرسي و وضعه في مكان بارز بالمدرسة .
جدول الحصص للمعلمات :
مراعاة العدل في توزيع الجدول بين حصص المعلمات .
محاولة مراعاة ظروف المعلمات قدر الإمكان .
عدم تكرار مادة في نفس اليوم و نفس الصف للمعلمة .
كتابة الجدول في جداول صغيرة و توزيعها على المعلمات .
توزيع الجدول على جميع الصفوف الدراسية .
أن يطابق الجدول في الموجود في الإدارة جدول كل معلمة.
مسئولة عن إعداد و ترتيب و تنظيم الجدول المدرسي .
عمل الجدول المدرسي و وضعه في مكان بارز بالمدرسة
سجل الاحتياطي :
عمل سجل الاحتياطي من بداية الحصة الأولى و أخذ توقيعات المعلمات عليه .
عمل جدول احتياطي أول و احتياطي ثاني و الاحتفاظ به لسرعة تنفيذ العمل .
مسئولة عن ترك أي فصل بدون معلمة و عليها تنبيه المعلمات في حالة عدم دخولهن لحصة الاحتياطي و الحصة الأساسية .
مراعاة العدل في توزيع حصص الاحتياطي بين المعلمات و عدم التركيز على معلمة دون الأخرى .
سجل خروج المعلمات الاضطراري :
يرقم السجل و يفهرس من بدايته و يكتب في الفهرس كل عام من الصفحة رقم ( ) إلى الصفحة رقم ( )
يحدد صفحة جديدة لكل عام دراسي حتى نهاية العام الدراسي .
يسجل فيه أسماء المعلمات المستأذنات لطلب الخروج من المدرسة أثناء الدوام الرسمي لظروف اضطرارية توافق عليها مديرة المدرسة
يسجل اليوم و التاريخ و زمن الخروج و أسبابه و وقت العودة إلى المدرسة و توقيع المعلمة .
سجل أحوال المستخدمين و المستخدمات :
1. تبدأ بالمستخدمين ترتيبا هجائيا ثم المستخدمات .
2. نقل المعلومات بدقة و حرص من واقع الحفيظة و قرار التعيين .
سجل الدروس النموذجية :
و فيه يتم تسجيل الدروس النموذجية للاستفادة منها داخل المدرسة و خارجها خاصة المعلمات الجديدات و الضعيفات كما يمكن أن تكون تلك الحصص على مستوى عدة مدارس لنقل الخبرات و لتعم الفائدة المنشودة من كل عمل جيد و تقوم كل معلمة بالتسجيل .
سجل الإحصائية السنوية :
1. يشمل إحصاء سنوي لعدد الطالبات المتقدمات للامتحان لكل صف دراسي .
2. تسجيل إحصائية نسبت النجاح لكل مادة على حده لكل صف دراسي
3. تسجيل أسماء العشرة الأوليات لطالبات كل سنة دراسية على حده .
4. عمل رسم بياني يوضح نسبة النجاح و عدد المتقدمات و الحاضرات و الناجحات و الراسبات .
سجل متابعة دفاتر الطالبات :
1. يسجل فيه اسم المعلمة ثم متابعة دفاتر الطالبات لكل مادة تدرسها .
2. يتم أخذ دفاتر الطالبات بصورة عشوائية عن طريق إحدى الإداريات بدون إشعار المعلمة .
3. ملاحظة تاريخ التصحيح و التعليقات التربوية و طريقة التصحيح التي تدل على مدى دقة المعلمة أثناء التصحيح .
4. تسجيل الملاحظات أمام اسم الطالبة ثم التوجيهات لمعلمة المادة حول ما يجب إتباعه عند تصحيح الدفاتر .
سجل متابعة مستويات الفصول :
و هو سجل ساهم في متابعة مستويات الطالبات و مدى تقدمهن شهريا و يعكس جهود المدرسة فيجب تسجيله بدقة و عناية و في حالة وجود مساعدة بالمدرسة يسند إليها هذا السجل بإشراف مديرة المدرسة و تسجل فيه المستويات على الشكل التالي :

ضعيف

مقبول

جيد

جيد جدا

ممتاز

يخصص لكل مادة من المواد بفروعها صفحتين متقابلتين يسجل في الصفحة اليمنى منها شهور كل فصل دراسي على حده و في أعلى الصفحة تسجل السنة الدراسية و الصف و الشعبة و المادة و عدد الطالبات ثم تقسم المسافة إلى عدد فروع هذه المادة على أن يقسم كل فر خمسة أقسام و هي :

شريطة أن يوافق مجموع ما سجل في ه1ه الأقسام عدد طالبات الصف الواحد و أسفل شهور الفصل يترك مسافة لتسجيل أسماء الطالبات الضعيفات في أسفل الصفحة تسجل طرق معالجة ضعف الطالبة و نتيجة هذه المعالجة .
سجل قيد الطالبات المستجدات :
مسئولة عن ترتيبه حسب التسجيل مع توخي الحذر و الحرص في نقل المعلومات .
مسئولة عن اكتمال جميع الملفات لطالبات الصف الأول .
أن يكون النقل في السجل من واقع الأصل سواء من الحفيظة أو الإقامة .
ذكر تاريخ التسجيل و توقيع المسجلة عند نهاية كل اسم وهي مسئولة عن صحة جميع البيانات الموجودة
سجل قيد الطالبات :
1. تسجل أسماء الطالبات حسب ما ورد في التعميم رقم 1 / 35/ 19/ 1 و تاريخ 17/10/1407 هـ بشأن كتابة الأسماء في الوثائق الرسمية كما ورد في حفيظة النفوس أشهادة الميلاد الناجحات أولا ثم الراسبات في جميع الفصول
2. لمل فئة من الناجحات و الراسبات رقم مسلسل خاص مع مراعاة ترك بضعة أسطر بعد الناجحات و مثلها بعد الراسبات للإضافات الطارئة و في نهاية الصفحة يدون مجموع عدد الطالبات في الفصل ضمن مربع صغير بالقلم الرصاص حيث يتوقع بعض التعديلات في حال انتقال طالبة إلى المدرسة أو منها .
3. المحولات من مدارس أخرى تسجل أسماؤهن حسب واقعهن من حيث النجاح و الرسوب فتكتب الناجحة مع الناجحات و الراسبة مع الراسبات كنا يسجل في الملاحظات ( محولة من مدرسة كذا ) و في حالة خروجها من المدرسة يكتب تاريخ الخروج الفعلي .
4. في حقل مهنة و عنوان ولي لأمر يجب أن يكون العنوان واضحا و تاما بحيث يوضح القسم الذي يعمل به و رقم الهاتف .
5. في حقل السنة تضاف عبارة التي ألحقت بها مثل إذا في المدرسة من السنة الأولى فتسجل عبارة السنة الأولى طلية بقائها في المدرسة أما الطالبة المحولة فيسجل في هذا الحقل السنة التي حولت فيها إلى المدرسة .
6. يلاحظ أن أرقام تسلسل الطالبات في هذا السجل غير مطابقة لأرقمهن في باقي السجلات أو الكشوف .
7. الطالبة المنقولة من خارج المملكة بموجب الوثائق الرسمية سواء سعودية أو غير سعودية يسجل اسمها من واقع أمر قبولها .
سجل تسليم الكتب :
1. تسجل أسماء الطالبات بالتسلسل حسب الفصول و الحروف الهجائية .
2. تسجيل جميع أسماء المقررات التي تم تسليمها للطالبة .
3. توقع الطالبة على كل كتاب يتم تسليمها إياه .
4. توقع المعلمة رائدة الفصل نهاية كل صفحة .
5. يرتب السجل وينظم و يراعى فيه الدقة .
سجل تسليم الوثائق الرسمية :
‌أ- في حالة نقل الطالبات خارج المنطقة :
يقدم طلب من ولي أمر الطالبة يوضح سبب سحب ملف ابنته .
يسجل جميع محتويات الملف في سند استلام وثائق الطالبة الدراسية .
تسلم لولي أمر الطالبة فقط الوثائق الرسمية الدالة على نجاحها فقط .
يحضر ولي أمر الطالبة صورة من الحفيظة أو البطاقة المضافة فيها الطالبة .
تعمل للطالبة شهادة حسن سيرة و سلوك .
يوقع ولي الأمر على سند استلام الملف و على السجل .
الاحتفاظ بصورة من سند الاستلام مع الحفيظة داخل ملف الطالبة و صورة من السند و الحفيظة في ملف تسليم الوثائق الرسمية .
ب - في حالة سحب ملف الطالبة :
1. يقدم ولي الأمر طلب يوضح فيه أسباب سحب ملف ابنته .
2. يقدم صورة من الحفيظة المضمومة فيها الطالبة .
3. يسحب الملف حسب النموذج المرسل .
4. تسلم لولي الأمر جميع الوثائق الخاصة بالطالبة بالإضافة إلى السجل الصحي و البطاقة التتبعية .
5. يحتفظ بسند استلام الملف و صورة من الحفيظة و المعروض في ملف خاص .
6. ترسل صورة من سند استلام الملف إلى شعبة الامتحانات .
سجل تسليم الملفات :
يرتب السجل حسب الطلب من الطالبات المنقولات .
يسجل في السجل المدرسة الموجة إليها الملف و بيان اسم الطالبة و مرحلتها الدراسية و نوع المرسل مع الخطاب .
ترتيب السجل و تنسيقه و التأكد من توقيع المستلم على الاستلام .
سجل أحوال الطالبات :
‌أ- الطالبات المنقطعات :
1. تسجل أسماء الطالبات بالترتيب الأبجدي .
2. تسجل محتويات ملف الطالبات .
3. تسجل تاريخ انقطاع الطالبة عن الدراسة .
4. تسجل آخر مرحلة كانت بها الطالبة ثم انقطعت .
5. تترك خانة لعودة الطالبة للدراسة أو سحب الملف .
ب- بالنسبة للطالبات المحولات من المدرسة :
1. أن يحضر ولي الأمر خطابا يوضح فيه رغبته في نقل ابنته من المدرسة .
2. يحفظ خطاب ولي أمر الطالبة و صورة من فهرس محتويات ملف الطالبة .
3. يسلم ملف الطالبة بعد التأكد من وجود جميع البطاقات و الأوراق المهمة و البطاقة التتبعية و السجل الشامل و السجل الصحي بعد تسجيله في السجل الخاص بذلك إلى والدة الطالبة بعد و ضعها في مختوم موقع عليه و مكتوب اسم المدرسة المرسل إليها .
ج- الطالبات المحولات إلى المدرسة :
1. تقديم طلب رسمي من ولي أمر الطالبة يوضح سبب رغبته في نقل ابنته إلى المدرسة عند استلام ملف الطالبة التأكد قبل التوقيع على استلامه من وجود جميع البطاقات و الأوراق المهمة و الصحي و البطاقة التتبعية أمر السجل الشامل داخل الملف ثم استلامها .
2. 22
تحتفظ بخطاب ولي الأمر بالإضافة إلى فهرس محتويات ملف الطالبة في داخل ملف علاقي و يرتب ترتيبا جيدا حسب قبول الطالبات
سجل الطالبات المنقولات و المحولات يرتب حسب واقع قبول الطلبات أو تحويلهن و يحتفظ بصورة الخطابات و فهرس المحتويات في داخل ملف و يرتب .
سجل مصروفات التربية الاجتماعية :
1. يرقم السجل و يفهرس من بدايته .
2. يقسم إلى الأقسام الواردة في مصروفات الخدمة الاجتماعية .
3. يسجل بالسجل الفواتير الرسمية الخاصة ببنود الصرف .
4. يترك عدد صفحات من بداية السجل فارعة و يسجل بها قيمة المبلغ المنصرف و الوقت و تاريخ الصرف و عدد الفصول مع التوقيع بالاستلام .
5. يحتفظ بالفواتير داخل الملفات الخاصة بها و تحفظ ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة .