مسئوليات المراقب و واجباته

مسئوليات المراقب و واجباته

المراقبة :
مسئولة عن إقامة النظام بالمدرسة و ضبط أوقات الدوام و زمن الحصص .
• الإشراف على انتظام الطالبات في الطوابير و الفصول .
• و تعتبر العمود الفقري للنظام و الانضباط في المدرسة لذا فهي ملتزمة بتنفيذ الواجبات و المسئوليات بالمدرسة و هي تنقسم إلى ثلاثة أقسام .
أولا : واجباتها و مسئولياتها مع الطالبات :
1. الاطلاع على اللائحة الداخلية لتنظيم ( المرحلة المتوسطة و الثانوية ) أو ( المرحلة الابتدائية ) و دراستها دراسة وافية و التقيد تما ورد فيها من تعليمات حول الإجراءات الواجب اتخاذها حيال غياب الطالبات و الأنظمة المدرسية مع ضرورة تواجد نسخة من اللائحة لدى كل مراقبة تمشياً مع التعميم رقم 5187 / 8 ك و تاريخ 24 / 4 / 1416 هـ و تطبيق اللائحة الداخلية بالمدارس .
2. الإشراف على طوابير الصباح و التزام الطالبات بالأنظمة المدرسية و الانضباط بالفصول و أخذ التعهدات على الطالبة المخالفة إن لزم الأمر .
3. المحافظة على النظام و الهدوء داخل المدرسة و متابعة خروج الطالبات ظهراً و أثناء الفسحة حين تأدية الصلاة تمشياً مع التعليمات الواردة بخصوص ذلك تمشياً مع التعميم رقم 5314 / 3 ك و تاريخ 2 / 5 / 1413 هـ بخصوص بداية الدوام و تحديد الانصراف في غير وقت الصلاة .
4. الإسهام في عملية توزيع الطالبات على الفصول في بداية العام الدراسي و يجب أن يراعى ( تساوي الأعداد في الفصول ـ و توزيع الطالبات حسب التقديرات و ليس حسب الحروف الأبجدية ) و يكون ذلك تحت إشراف المساعدة المسئولة .
5. مراقبة مواظبة الطالبات بشكل دقيق و منظم حسب التعليمات و عدم الاعتماد على الطالبات في أخذ الغياب و يتم أخذ الغياب نهاية الحصة الأولى مع ضرورة أخذ توقيع معلمة الحصة .
• تسجل الأسماء هجائياً في السجل و استخدام سجل الغياب اليومي .
• تفريغ الغياب في السجل الرسمي الشهري مع كتابة ( غـ ) باللون الأحمر إذا كان غيابها بدون عذر و ( غـ ) باللون الأخضر إذا كان غيابها بعذر و تحصر الغياب بعذر بدون عذر نهاية كل شهر في الخانة المعدة لذلك يراعى التعميم رقم 4867 / 8 ك و تاريخ 7 / 5 / 1410 هـ إيضاح بعض الأمور المتعلقة بالاختبارات .
ملحوظة :
في حالة نقل طالبات من مدارس أخرى يراعى توزيعهن على الفصول بطريقة متساوية و عدم تكيسهن في فصل واحد بحجة الحروف الهجائية و يوزعن في الفصول الأقل عدداً .
1. الاتصال هاتفياً في نفس اليوم بأولياء الأمور للطالبات الغائبات و المتأخرات لمعرفة سبب الغياب أو التأخير حسب التعميم رقم 214 / 2 / 1 ت و تاريخ 1 / 4 / 1407 هـ و التعميم رقم 10 / 2 ف / 1 ت وتاريخ 15 / 1 / 1418 هـ بشأن سجل و متابعة و تأخير الطالبات في المدارس و تدون جميع الملاحظات في السجل المعد لذلك .
عمل ملف لحفظ ، أعذار الغياب ـ إشعارات الغياب ـ التقارير الطبية مع فهرسة الملفات المطلوبة .
إعداد إشعارات العياب بدون عذر و ذلك بعد إجراء الاتصالات الهاتفية بأولياء الأمور للطالبات و إرساله في دون تأخير مع أخذ توقيع الطالبة على الصورة .
إعداد سجل خاص بمخالفات الطالبات تسجل فيه المخالفات لمناقشتها مع المساعدة المسئولة يومياً للوقوف على الحالة و بالتالي وضع الحلول السليمة التي تتناسب مع المرحلة أو تحويل الموضوع إلى مديرة المدرسة في حالة تعذر حلها مع المساعدة
30
محاولة حل ما يصادف المراقبة من مشكلات يومياً سواء من قبل الطالبات أو منسوبات المدرسة بالطريقة المناسبة و اللجوء إلى الإدارة في حالات قد يصعب حلها من المراقبة .
اطلاع إدارة المدرسة على حالات الغياب المتكرر أو التأخير لدراستها ووضع الحلول المناسبة للحد من ذلك حرصاً على متابعة التزام الطالبات بالمظهر المحتشم و الزي الرسمي و العباءة الساترة و البعد عن لبس الحلي و تجنب إطالة الأظافر و طلائها و عدم استعمال المساحيق و لبس الكعب العالي و حث الطالبات على المحافظة على نظافة المدرسة و الأثاث المدرسي
تنظيم ملفات الطالبات في بداية العام و المحافظة عليها بالاشتراك مع الكاتبة و بإشراف المساعدة المسئولة ـ ملفات الطالبات ( المنتظمات ـ المنقطعات ) .
تحويل الطالبات إلى الوحدة الصحية المدرسية بموجب بطاقة السجل الصحي مع إعداد سجل خاص بتسليم السجل الصحي و أخذ توقيع المستلمة سواء الطالبة أو ولية أمرها .
متابعة خروج الطالبات أثناء الدوام (الخروج اضطراري ) بواسطة سجل خاص و يسمح بخروجها في الحالات الضرورية فقط و يكون مع ولية أمرها و بعد إحضار البطاقة العائلية الأصلية أو الإقامة الأصلية و التعرف على هويته تدوين زمن الخروج و السبب و أخذ توقيع ولي الأمر .
توزيع الكتب الدراسية على الطالبات في بداية العام الدراسي أو الفصل الثاني حسب ظروف المرحلة الدراسية بمساعدة رائدات الفصول في سجل خاص مع أخذ توقيعات الطالبات بالاستلام مع التأكد من وحدة الطبعات و صلاحية الكتب الموزعة و إعداد بيان خاص بحصر الكتب المتبقية ، مع إلزام رائدات الفصول بأخذ تواقيع الطالبات جميعاً أثناء الكتب بداية العام الدراسي و توقيع الرائدة .
متابعة تجديد الإقامات للطالبات الغير سعوديات في حالة انتهاء صلاحية الإقامة مع إطلاع المساعدة بشئون الطالبات و المديرة في حالة تأخر إحضار الطالبة للإقامة المجددة .
ثانياً : مسئولياتها و واجباتها مع منسوبات المدرسة ( المعلمات ) :
1. مراقبة انتظام الدراسة في وقتها و متابعة دخول المعلمات حصصهن الأساسية و الاحتياطية في المواعيد المحددة بلباقة و حسن تصرف و التبليغ عن الفصول الشاغرة من المعلمات .
( أي متابعة تنفيذ جداول الانتظار بالتعاون مع المساعدة في ذلك )
2. متابعة جداول المناوبة ( سواء الصباحية أو الفسحة ) للمحافظة على النظام و خاصة المناوبة أيضاً فترة الانصراف مع ملاحظة أداء الصلاة و عدم صرف الطالبات أثناء ( الأذان أو بينه و بين الإقامة ) .
3. اشتراكها مع الكاتبة و تحت إشراف المساعدة في تنظيم ملفات الطالبات المحافظة عليها .
4. اشتراكها مع منسوبات المدرسة في الأسبوع التمهيدي و مجالس الأمهات ببعض الفقرات والتوجيهات .
ثالثاً : مسئولياتها و واجباتها مع المستخدمات و مبنى المدرسة :
1. الإشراف على مرافق المدرسة و نظافتها متابعة أعمال المستخدمات ( بطرق تربوية إنسانية ) مع أعداد تقرير أسبوعي عن سير النظافة و الصيانة في المدرسة . و تبليغ المساعدة أو المديرة في حالة تقصير المستخدمات و تحفظ التقارير في ملف خاص بعد أخذ توقيع إدارة المدرسة على ما تم من اطلاعها على التقارير .
2. التأكد من صلاحية الكهرباء و صلاحية المكيفات بجميع غرب المبنى و صلاحية السباكة و توفر المياه بدورات المياه و الماء البارد و صلاحية البرادات و المراوح .
مديرة المدرسة
صالحة عثمان بنجر

السجلات و الملفات المسئولة عنها المراقبة
أولاً : السجلات :
1. سجل حضور و غياب الطالبات اليومي .
2. سجل متابعة غياب و تأخر الطالبات ( الاتصال الهاتفي ) .
3. سجل التعهدات و المخالفات .
4. سجل خروج الطالبات الاضطراري .
5. سجل تحويل الطالبات للوحدة الصحية .
6. سجل خلاصة غياب الطالبات .
7. السجلات الصحية الخاصة بالطالبات .
8. سجل متابعة تجديد الإقامات .
ثانياً : الملفات :
ملف إشعارات غياب الطالبات .
ملف خطابات ردود أولياء الأمور .
ملف إنذارات غياب الطالبات .
ملف التقارير الطبية .
ملف لحفظ التقارير الأسبوعية لسير النظافة بالمدرسة .
ملفات الطالبات .
تنظيم السجلات المدرسية و الملفات السابقة :
عند تنظيم السجلات الإدارية يتطلب مراعاة الأمور التالية :
يراعى ترك الورقة الأولى في جميع السجلات خالية .
ترقيم صفحات السجل الرسمية بحيث تأخذ كل صفحة رقماً واحداً ثم تسجل في أول كل صفحة من كل سجل عبارة " بلغت عدد صفحات السجل ( ) " و توقع المسئولة بجانب العدد.
البعد عن الكشط أو الشطب أو استخدام المزيل .
الاعتناء بالسجلات من حيث التجليد و بشكل مناسب و دون المغالاة في ذلك مع الاعتناء بكتابتها بخط واضح و منظم .
فهرسة جميع السجلات و ما يتبعها من ملفات .
سجل حضور و غياب الطالبات اليومي :
1. يجب أخذ الغياب اليومي في نهاية الحصة الأولى مع مراعاة الدقة و الح1ر في ذلك .
2. يجب تسجيل أسماء الطالبات ثلاثياً مع أخذ توقيع المعلمة الموجودة في الفصل .
3. يتطلب حصر أعداد الطالبات المقيدات ، الحاضرات ،الغائبات و نسبة الغياب لكل سنة دراسية على حده
4. يتطلب أيضاً حصر إجمالي أعداد الطالبات المقيدات ، الحاضرات ، الغائبات و استخراج نسبة الحضور و الغياب لجميع فصول المدرسة
5. يسجل في الملاحظات اسم الطالبة المستجدة أو المنقولة مقابل السطر الخاص بالفصل الذي التحقت به أو نقلت منه مع تعديل العدد مباشرة .
6. اطلاع المساعدة بشئون الطالبات على السجل يومياً
سجل متابعة غياب و تأخر الطالبات ( الاتصال الهاتفي ) :
1. في بداية العام الدراسي يوزع النموذج حسب التعميم رقم 711 / 4 / دك و تاريخ 6 / 5 / 1407 هـ ليتم تعبئته من قبل ولي الأمر و بعد ذلك بحفظ في ملف لدى المراقبة .
2. إعداد و تنظيم السجل على النحو التالي :
v تكتب أحوال الطالبات في الصفحة الأولى حسب النموذج كل فصل على حده و في الصفحة المقابلة لأسماء الطالبات تبدأ المخابرات و تحتوي على الخانات التالية : المخابرة الأولى ـ سبب المخابرة ـ نتيجة المكالمات ـ توقيع المراقبة المسئولة .
ثم يتبعها المخابرة الثانية و الثالثة .
و بما أن الصفحة لا تكفي لعشر مكالمات فتترك صفحات فارغة لتمكن من تسجيل عشر مكالمات على الأقل خلال العام الدراسي مع ملاحظة ترك خانة الأسماء فارغة للصفحة السابقة .
v تدون الملاحظات التي تم التوصل إليها و ذلك في الحقل المخصص ب ( نتيجة المكالمة )
v على المراقبة عرض السجل على المديرة للاطلاع و التوقيع بعد الانتهاء من الاتصال بجميع الطالبات يومياً .
3. على المراقبة أن تلم و تحفظ صورة لديها بكل التعاميم التي تخص الطالبات للمرحلة التابعة لها كالتعميم رقم 400011 / د ك و تاريخ 6 / 5 / 1407 هـ بشأن إجراءات تنظيم دوام طالبات المدارس و الحد من غيابهن التعميم رقم 201 / 3 د ك تاريخ 20 / 2 / 1419 هـ ضرورة متابعة غياب كل طالبة و إبلاغ أهلها ، و التعميم رقم 4867 / 8 ك و تاريخ 7 / 5 / 1410 هـ بشأن إيضاح بعض الأمور المتعلقة بالاختبارات بالإضافة إلى اللائحة الداخلية لتنظيم المرحلة التابعة لها .
سجل متابعة غياب و تأخر طالبات المدرسة العام :
1. ترقيم صفحات السجل بأرقام متسلسلة .
2. يعد فهرس للسجل يوضح فيه الصفحات المخصصة لطالبات كل فصل .
3. يخصص لأسماء كل سنة دراسية عدد من الصفحات .